Guest-Management

Veranstaltungsmanagement und Kommunikation mit eingeladenen Gästen

Für einen Kunden in der FMCG-Branche mit regelmäßigen Events haben wir eine Plattform entwickelt, die den gesamten Ablauf der Einladung von Gästen, Erfassung von Zu- und Absagen bis hin zum Check-In der Gäste mit digitalen Tickets als QR-Codes begleitet.

Die gesamte Kommunikation findet dabei mit E-Mails und Landing-Pages statt, die zuvor spezifisch für die Events entworfen und gestaltet werden können.

Der Prozessablauf

Key Facts

Ausgangssituation

Der Kunde führt regelmäßig größere interne und externe Veranstaltungen durch, und benötigte ein System zur genauen Erfassung der TeilnehmerInnen, sowie der von ihnen angegebenen Daten.

Zielsetzung
  • Wiederverwendbare und leicht zu pflegende Listen von Gästen
  • Einfache und moderne Interaktion der Gäste mit dem System
  • Exakte Erfassung der tatsächlichen TeilnehmerInnen für korrekte Versteuerung
Branche

Konsumgüter (FMCG)

Dauer

6 Monate

Go Live

März 2020

Team

Projektmanager, Frontend-Dev, Backend-Dev, System-Admin

Unsere Leistungen im Projekt

💬 Beratung

Modellierung, Anforderungs- und Prozessdefinition, Architektur

💻 Programmierung

Erstellung des Backends, der Verwaltungsoberflächen und der Landing-Pages

🔖 Vorlagen

Erstellung von Vorlagen für E-Mails und Landing-Pages

Look & Feel

Gästeliste im Backend
Landing Page für Gäste

Ihr habt eine ähnliche Aufgabe?

Ihr sucht nach einer Lösung, um Gäste und Einladungen für Events zu managen? Dann meldet euch gern bei uns!

Was es besonders macht

QR-Codes als Ticket

Jeder Gast erhält einen individuellen QR-Code per E-Mail oder im Apple-Wallet als Veranstaltungsticket, der einfach mit per Smartphones gescannt wird. So kann einfach und genau erfasst werden, welche Teilnehmer tatsächlich vor Ort waren.

Fancy Filter und Listen

Weil es bei so großen Veranstaltungen besonders wichtig ist, den Überblick über die vielen Gäste zu behalten, haben wir jede Menge dynamische Filtermöglichkeiten vorgesehen. Konfigurierte Filter können gespeichert und wiederverwendet werden.
Der Versand von E-Mails oder Änderungen an den Daten können dann direkt für alle ausgewählten Gäste auf einmal erfolgen.

Dynamische Daten je Event

In jedem Event können andere Daten der Gäste abgefragt werden. Dazu gehören Stammdaten und Attribute wie Firmennamen oder Adressen, aber auch zubuchbare Services, Begleitpersonen, Bilder-Uploads für Profilbilder, T-Shirt-Größen oder die Lieblingsband. Je nachdem, was an Informationen benötigt wird.

E-Mails und Landing-Pages

Das System kommuniziert per E-Mail mit den Gästen. Damit die Mails nicht für jedes Event gleich aussehen, können Vorlagen gestaltet und getestet werden. Jeder Gast erhält dann eine personalisierte Version der E-Mail mit ICS-Dateien für seine Kalendereinträge!
Ebenso können die Landing-Pages per Baukasten-System zusammengestellt werden.

Live-Reporting- & Export-Möglichkeiten

Die Daten der Rückmeldungen der Gäste sowie die Teilnahmeinformationen werden statistisch erfasst und können in Diagrammen und Excel-Exporten ausgewertet werden.

Die Technologie

Angular
Java
Maven
MongoDB
Git
Jenkins
Jira
Docker

Docker hilft dabei, Anwendungen bereitzustellen, welche unabhängig vom darunterliegenden Betriebssystem laufen. Hierbei sind die Abhängigkeiten der Anwendung in einem Container verpackt. Der wird isoliert von Betriebssystemen und möglichen anderen Containern ausgeführt. Das erlaubt es, unterschiedlichste Anwendungen ohne komplexe Installationsroutinen zu verteilen und zu starten.

Noch ein Schritt zur eigenen Plattform!

Gefällt euch, was ihr hier seht? Habt ihr selbst auch Pläne für eine komplexe Software, aber euch fehlt noch der richtige Partner für eine schnelle und erstklassige Umsetzung?

Hinterlasst uns einfach ein paar Eckpunkte zu euch und eurem Projekt und wir melden uns zeitnah für einen produktiven ersten Austausch.

Das hat nicht geklappt, probiers bitte nochmal!